Políticas y Certificaciones

TRANSCARGA RG SAS., en el Tratamiento de datos personales respetará los derechos del Titular de la información contenidos en el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la Autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
3. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Revocar la Autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, o cuando no exista un deber legal o contractual que le imponga el deber de permanecer en la Base de Datos o Archivo. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la normatividad que desarrolla o reglamenta el derecho al Habeas Data.
5. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. El Titular de la información tiene derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad aplicable en materia de Habeas Data. Para el efecto, deberá cumplir con el requisito de procedibilidad contemplado en el artículo 16 de la ley 1581 de 2012, consistente en haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la Empresa.

4.2 DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO:

TRANSCARGA RG SAS., en calidad de Responsable de la Información, tiene los siguientes deberes:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la normatividad aplicable, copia de la respectiva Autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la Autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la normatividad aplicable.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el artículo 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012 y en el presente manual.
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
12. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
13. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
14. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de habeas data.

5. PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A CONSULTAS Y RECLAMOS

5.1 PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A CONSULTAS

Para la atención de las consultas y reclamos por parte de los titulares del derecho protegido, se establece:

1. La dependencia responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos ante la cual el Titular puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato o rectificar la Autorización en los términos de Ley, es la Gerencia de TRANSCARGA RG SAS., con sede en Yumbo, correo electrónico:  sgerencia@transcargarg.com.
2. El Titular de la Información para efectos de garantizar la seguridad de la información, podrán optar por realizar la solicitud personalmente o por escrito.
3. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
4. En caso que el Titular realice la consulta personalmente ante el área responsable de la atención de peticiones y reclamos, deberá identificarse con su  cédula de ciudadanía o documento equivalente.
5. En caso que el  Titular presente su consulta por escrito, el documento deberá contar con diligencia ante notaria (o autoridad competente) con presentación personal y reconocimiento del contenido. En el escrito se deberá indicar la dirección del peticionario, y adjuntar copia del documento de identificación personal. Si la consulta es realizada mediante autorizado o apoderado se deberá adjuntar original de la Autorización o poder del Titular de los datos, autenticada ante notario público y el documento de identificación personal del autorizado o apoderado.
6. En caso que la  consulta se refiera a un Titular fallecido, el cónyuge, compañero permanente, hijo o familiar deben presentar solicitud escrita debidamente autenticada, acompañando el certificado de defunción del Titular de la información.

5.2 PROCEDIMIENTO DE PRESENTACIÓN Y RESPUESTA A RECLAMOS

1. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una Base de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo escrito ante el área responsable el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

1. El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida al área responsable, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

1. En caso de que la Empresa TRANSCARGA RG SAS., no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la Base de Datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
2.  El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6. AUTORIZACIÓN

El tratamiento de información por parte de TRANSCARGA RG SAS requiere el consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de la Información. La Empresa, en su condición de Responsable del Tratamiento de datos personales, ha dispuesto los mecanismos necesarios para obtener la Autorización de los Titulares garantizando en todo caso que la Autorización sea susceptible de posterior consulta.

Mediante el Aviso de privacidad se informa al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de Tratamiento de información contenidas en el presente manual, así como las características del Tratamiento que se le dará a los datos personales.

1. Identidad y datos de contacto del Responsable del Tratamiento.
2. Tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
3. Mecanismos generales dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la política de Tratamiento de la información. Informando al Titular cómo consultar la política de Tratamiento de información.

TRANSCARGA RG SAS, conservará el modelo del Aviso de privacidad que se transmitió a los Titulares mientras se lleve a cabo el Tratamiento de datos personales, y perduren las obligaciones que de éste se deriven. TRANSCARGA RG SAS. Podrá emplear los medios informáticos, electrónicos o cualquiera que considere pertinente para almacenar el modelo.

7. NOMBRE Y FINALIDAD DE LAS BASES DE DATOS Y/O ARCHIVOS

TRANSCARGA RG SAS cuenta con los siguientes activos de información:

1. INFORMACION DE PROVEEDORES:

Finalidad del archivo: tener documentación personal y comercial

2. INFORMACION DE CLIENTES:

Finalidad del archivo: tener documentación personal y comercial

3. INFORMACION DE RECURSOS HUMANOS:

1. Permiso de trabajo (diligenciado)
2. Autorización para realización de trabajos peligrosos

Finalidad del archivo: Brindar consentimiento que se realizarán trabajos cuyo riesgo es ato desde el punto de vista de seguridad industrial y salud  ocupacional

1. Historias Laborales:

• Datos históricos de los empleados de la Empresa: Hoja de Vida de la persona, Certificación médica de aptitud, Diplomas, Documento de identificación, Tarjeta o matrícula profesional.
• Contrato laboral.
• Certificado laboral último empleo (tiempo de servicio, cargo, salario, motivo del retiro)
• Formato Autorización para estudio de Seguridad, Visita Domiciliaria, Verificación de Referencias, y Manejo  de Información Personal. FT-RH-10
• Formato Acuerdo de confidencialidad FT-RH-64.
• Soportes de afiliación a EPS, ARL, Caja de Compensación, Pensiones.

1. d)  Historia de solicitudes de aspirantes: datos históricos de los aspirantes a empleados de la empresa: Hoja de Vida de la persona, Certificación médica de aptitud, Diplomas, Documento de identificación, Tarjeta o matrícula profesional.

8. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

Este manual interno de políticas y procedimientos para el tratamiento de datos personales rige a partir de la fecha de su expedición. El periodo de vigencia de las bases de datos se regirá por las disposiciones que rigen la materia conforme a los principios de finalidad y temporalidad de la información.